Heute ein Thema zu einem Problem, welches Helmut gestern hatte: E-Mails abspeichern bzw. archivieren.
Aaaaalso, man kann E-Mails grundsätzlich nicht einfach so auf die Festplatte speichern. Kann man zwar, bringt aber nichts, da die E-Mails anschließend recht häßlich aussehen, wenn man sie versucht zu öffnen (z.B: mit Pages, Word, Text-Editor). Braucht man ja auch nicht, da man im E-Mail-Programm dies ja genauso gut machen kann.
Das macht auch Sinn, da man auf jeden Fall immer an der gleichen Stelle – das E-Mail-Programm – seine gesamten E-Mails gespeichert hat und somit nicht lange nach einer Mail suchen muss.
Damit man auch auf Dauer einen Überblick behält, kann man in Mail Ordner anlegen, in denen man die Mails abspeichert. Und das geht so:
- Mail öffnen
- unten links in der Ecke ist ein Pluszeichen, dort EINMAL klicken
- Nun wird man nach einem Namen für den zu erstellenden Ordner gefragt
- Hat man einen Ordner-Namen eingegeben, kann man mit Enter die Eingabe bestätigen und der neue Ordner wird in der linken Spalte angelegt
- Nun kann man aus dem Posteingang einfach eine E-Mail per Drag’n'Drop in diesen Ordner hineinschieben
- Mit EINEM Klick auf den Ordner erscheinen die E-Mail, die in diesem Ordner abgelegt sind.
Bei dieser Art, die E-Mails zu archivieren, werden die E-Mails auf der Festplatte natürlich auch als Dokument hinterlegt. Nun kommt aber nicht auf die Idee, diese zu auf der Festplatte zu suchen. Zum einen werdet Ihr sie erst mal so einfach nicht finden, und zum anderen habt Ihr ja das Mail-Programm, mit dem Ihr die E-Mail auch in dem ursprünglichen Format anschauen könnt.
Wenn man viele E-Mails mit der Zeit archiviert, so kann man natürlich auch Unterordner in den Ordnern anlegen. Und das geht so:
- Den Ordner, in dem der Unterordner angelegt werden soll, EINMAL anklicken, so dass er farbig unterlegt ist
- mit der rechten Maustaste (oder “ctrl”+klick) auf den Ordner-Namen klicken
- Es öffnet sich folgendes Untermenü
- Hier könnt Ihr wieder einen neuen Ordner anlegen. Diese heißen, verwirrender Weise, “Postfächer”. Aber nicht verunsichern lassen!
- Auch hier wieder einen Namen eintippen und der Unter-Ordner ist dann angelegt
Das kleine Dreiecke links vor dem Ordner-Symbol (hier bei “Archiv”) zeigt an, dass sich in diesem Ordner noch ein Unterordner befindet. Zeigt die Spitze nach unten so ist der Ordner (wie in diesem Falle) geöffnet und ich sehe die Unterordner. Zeigt die Pfeilspitze nach rechts, so ist der Ordner “geschlossen”. Mit einem Klick auf den Pfeil öffnet man den Ordner und die Unterordner werden sichtbar.
Ich kann nur jedem empfehlen, seine E-Mails auf diese Art und Weise zu archivieren. Es ist auf jeden Fall am einfachsten und man behält die Übersicht.